外贸中常见的单证有合同、商业发票、形式发票、装箱单、提单、信用证、汇票、保险单、原产地证、出口报关单、商品检验证书和其他辅助单证。以下是按功能分类的常见单证：
一、商业单证：交易基础信息
1. 合同
合同必须明确买卖双方权利义务，包含品名、数量、价格、付款方式、违约责任等核心条款，部分客户会加入“信用证开出后生效”等条款弱化约束力，需注意风险把控。
2. 商业发票
商业发票是出口商自行出具的核心结算单据，它列明了货物品名、数量、单价、货值等信息。另外，商业发票也是报关、缴税、外汇审核的依据。
3. 形式发票
形式发票是交易前期的报价工具，是一种非正式贸易文件，不具备法律效力，更多的是作为买方参考和交易沟通的工具。
注意：在正式合同还没签订前，形式发票经双方签字盖章后具有临时合同效力，但不能作为记账凭证或纳税依据。
4. 装箱单
装箱单是详细记载货物信息的单证，信息包括品名、数量、包装方式、毛重、体积等，用于辅助海关查验和收货人核对货物。
二、运输单证：物权与运输凭证
1. 提单
提单是核心的物权凭证，可凭正本提货，它兼具货物收据和运输合同功能，通常提单一式三正三副，任何一份正本提货后其余两份正本都失效。根据运输方式的不同，提单分为空运提单、海运提单及其他。
空运提单不具备物权效力，不可转让。空运提单仅作为运输合同和货物收据，收货人提货时通常仅需身份验证，无需出示正本提单。而海运提单具有物权凭证功能，持有者可凭提单提货。
2. 其他运输单据
货代提单：由货代签发，适用于拼箱货运输，需与船公司提单配合使用。
铁路/公路运单：用于陆路运输，非物权凭证，仅作为运输合同证明。
三、金融单证：结算与付款保障
1. 信用证
信用证是指银行根据进口人（买方）的请求，开给出口人（卖方）的一种保证承担支付货款责任的书面凭证。
信用证就是银行出具的付款承诺，将商业信用转化为银行信用，确保卖方在符合条款时收款。必须严格审核“单证一致、单单一致”，警惕“软条款”（如“验货后付款”）等问题。
2. 汇票
汇票是由出票人签发并由付款人按约定的付款期限（即期或远期）对指定的受款人条件支付一定金额的指令。
汇票一般出现在信用证操作中，由银行提供空白票据，出口商填写后由付款人签字确认付款。
四、保险单证：风险转移工具
保险单（Insurance Policy）
保险单是保障货物运输中的风险（如自然灾害、意外事故），其中一切险覆盖范围最广，包含平安险、水渍险及一般附加险。
海运货物保险主要分为 基本险别 和 附加险别两类。
（1）基本险别有平安险、水渍险和一切险三种。
平安险的责任范围：
- 被保货物在运输过程中，由于自然灾害造成整批货物的全部损失或推定全损。
- 由于运输工具遭受意外事故下，货物在此前后又在海上遭受自然灾害落海造成的全部或部分损失。
- 在装卸或转运时，由于一件或数件货物落海造成的全部或部分损失。
- 被保人对遭受承保范围内的货物采取抢救、防止或减少货损的措施而支付的合理费用，但以不超过该批被救货物的保险金额为限。
- 运输工具遭难后，在避难港由于卸货所引起的损失以及在中途港、避难港由于卸货、存仓以及运送货物所产生的特别费用。
- 共同海员的牺牲、分摊和救费用。
- 运输合同订有“船舶互撞责任条款”，根据该条款规定应由货方偿还船方的损失。
水渍险的责任范围：除平安和水渍险的各项责任外，还负责被保货物由于自然灾害造成的部分损失。
一切险的责任范围：除平安险和水渍险的各项责任，还负责被保货物在运输途中由于一般外来原因所造成的全部或部分损失。
（2）附加险别是基本险别责任的扩大和补充，它不能单独投保，附加险别有一般附加险和特别加险。
一般附加险有11种，它包括：
- 偷窃、提货不着险
- 淡水雨淋险
- 短量险
- 渗漏险
- 混杂、沾污险
- 碰损、破碎险
- 串味险
- 受潮受热险、
- 钩损险、
- 包装破裂险
- 锈损险
特殊附加险包括：交货不到险、进口关税险、舱面险、拒收险、黄曲霉素险、卖方利益险、出口货物到港九或澳门存仓火险责任扩展条款，罢工险、海运战争险等。
五、海关单证：清关与合规证明
1. 原产地证
原产地证包括一般原产地证和普惠制原产地证，主要用于证明货物生产地和享受进口国关税优惠。
在中国，原产地证一般由商检局或贸促会出具，部分国家需使馆认证。
出口企业申请办理原产地证，首先要在当地办理企业注册登记，然后才有资格申请签证。
2. 出口货物报关单
出口货物报关单是出口企业或其代理人按照出口许可证和出口发票内容向海关申报货物离境的法律文书，经海关确认后作为货物通关及出口退税凭证。
3. 商品检验证书
商品检验证书是检验机构对进出口商品的质量、规格、数量、包装及装运条件等进行检验或鉴定后出具的证明文件，由商检局或经政府注册的第三方鉴定机构签发。
商品检验证书种类很多，例如：
品质检验证书、重量检验证书、数量检验证书、兽医检验证书、卫生/健康检验证书、消毒检验证书、熏蒸证书、残损检验证书、产地检验证书、价值检验证书、积载鉴定证书、验残检验证书、财产价值鉴定证书、船舱检验证书、生丝品级及公量检验证书、产地证明书、舱口检视证书、监视装/卸载证书、舱口封识证书、油温空距证书、集装箱监装/拆证书、价值证明书、货载衡量检验证书、集装箱租箱交货检验证书、租船交船剩水/油重量鉴定证书。
此外，根据具体业务需要，商检机构还可以签发检温证书、验舱证书等。
六、其他辅助单证
1. 装船通知（Shipping Advice）：船开后发送给收货人，包含船名、航次、提单号、预计到港时间。
2. 受益人声明（Beneficiary Certification）：信用证下出口商出具的承诺性文件，如“已传真所有单据给客户”。
3. 船公司/货运人声明（Forwarder Certification）：由船公司或货运公司出具，多用于证明货运公司在承运操作中符合客户要求。
4. 熏蒸消毒证书（Fumigation Certificate）：针对木质包装，证明货物已处理虫害，部分国家（如澳大利亚）强制要求。
外贸单证是贯穿交易全流程的核心文件，既是买卖双方履约的凭证，也是海关、银行、物流等机构审核的关键依据。从前期报价到最终结汇，不同单证在不同环节发挥着不可替代的作用，任何疏漏都可能导致货物滞留、罚款甚至交易失败。
建议熟练掌握单证类型与要点，这样才可确保万无一失。
