收款单文件是反映客户销售货款应收已收情况的文件。按取得的每一项收款设置记录，按收款单号、日期、类型，订单号、合同号，货款的币别、汇率、应收金额、已收金额、未收金额、冲款、总金额，客户伙伴、合同号，以及责任人等内容设置字段。
收款单文件的作用
收款单用来记录企业所收到的客户款项，款项性质包括应收款、预收款、其他费用等。
收款单文件结构
| 序号 | 项目 | 说明 |
| 1 | 收款单号 | 由手工录入，或系统根据企业所设置编号规则自动生成 |
| 2 | 单据日期 | 收到款项日期 |
| 3 | 销售发票号 | 该笔收款所对应的销售业务 |
| 4 | 客户编码 | 客户编码必须存在于客户档案中 |
| 5 | 结算方式 | 客户付款所采用的付款方式 |
| 6 | 进账单号 | 企业通过银行收取款项，银行所提供进账单的编号 |
| 7 | 收款金额 | 收取客户款项金额 |
| 8 | 审核标志 | 审核确认收款单的标志，未审核之前的收款单可以任意修改和删除， 审核后的收款单不能再做任何修改 |
| 9 | 转账标志 | 销售收款单是否已经生成记账凭证并传递给账务处理子系统 |
企业根据核算和管理需要可以增加或减少相应的项目。
收款单文件存贮策略
与发票文件存贮策略对应，收款单文件的存贮策略有四种方案可供选择。
- 按年存贮，双文件存贮策略。
- 按年存贮，单文件存贮策略。
- 不按年存贮，双文件存贮策略。
- 不按年存贮，单文件存贮策略。与发票文件存贮策略相同，不同的收款单存贮策略有不同的优缺点。其中(1)(2)两种方案存在数据追溯查找速度问题，(3)(4)两种方案存在文件无限增大的问题。
收款单文件组织方式
- 收款单号一般按月连续递增编号，同一月中不重号，不同月份可以重号。
- 对于收款单临时文件，应以“年+月+收款单号”建立索引。
- 对于收款单文件，至少以“年+月+收款单号”和“客户代码+日期”建立两个索引文件。
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