外贸函电是指在国际贸易过程中，进出口双方为了达成交易和履行合同而相互往来的信件。
外贸函电的基本特点
在对外商务活动过程中，外贸函电是厂商之间、厂商与客户之间发展业务关系、实现交易的一个重要手段。良好的外贸函电必须具有如下几个特点:
1.行文规范，用词准确而严谨
外贸函电这种信函属于公文性质的，主要的内容就是商务公事，发展业务关系并且实现交易是其主要目标。所以，外贸函电所使用的语言必须十分规范，尽量运用正式用语。比如尽可能不用about，而是用with regards to，尽可能不用send而是用deliver，尽可能不用answer而是in reply to等等，以避免用语的不正规。
2.大量使用书面语体
外贸函电是通过书面的方式来传递各种相关的信息，语言结构必须使用书面语体，不仅要求使用正式用语，同时还要求句子的结构严谨，尽量使用完整句。多用动词非谓语形式的短语以及后置定语等那些正式语体的语言结构，以确保信函的严谨、严肃、精简、精确。
3.保证措辞严谨
措辞严谨而准确是外贸函电的一个重要特点。从法律的角度而言，外贸函电是对交易各方的权力与义务的明确规定，签署之后就获得了相应的法律效力。外贸函电的措辞必须准确而严谨，对装运时间、地点以及商品的品质、颜色、尺寸等必须明确规定，对信用证、提货单、产品合格证书、装运单的编号、单价以及总价的数额的表达必须精确。
外贸函电的优越性
外贸函电提供企业虚拟的全球性贸易环境，大大提高了商务活动的水平和服务质量。外贸函电优越性主要有：
1、提高了通信速度，尤其是国际范围内的通信速度。“外贸函电一方面破除了时空的壁垒，另一方面又提供了丰富的信息资源”，为各种社会经济要素的重新组合提供了更多的可能，这将影响到社会的经济布局和结构。
2、节省了潜在开支，如电子邮件节省了通信邮费，而电子数据交换则大大节省了管理和人员环节的开销。
3、增加了客户和供货方的联系。
4、提高了服务质量，能以一种快捷方便的方式提供企业及其产品的信息及客户所需的服务。
5、提供了交互式的销售渠道。使商家能及时得到市场反馈，改进本身工作。外贸函电重新定义了传统的流通模式，减少了中间环节，使得生产者和消费者的直接交易成为可能，从而在一定程度上改变了整个社会经济运行的方式。
6、提供全天候的服务，即每年365天，每天24小时的服务。
7、最重要的一点是，外贸函电增加了企业的竞争力。与传统的国际贸易业务运作方式相比，外贸函电在国际贸易中的优势十分明显，具体表现在：
(1)显著降低国际贸易成本
与国内贸易相比，国际贸易的单证数量繁多，处理费用高昂。“通过外贸函电进行国际贸易，既可节省大约90%左右的文件处理费用，又可缩短交单、结算、汇款的时间，加快资金周转，还可节省利息开支，成本优势十分显著”。
交易成本的降低还表现在由于减少了大量的中间环节，使买卖双方可以通过网络直接进行商务活动，交易费用明显下降。“在传统的国际贸易业务中，因为大量的中间商的参与，国外进口商的进货价往往是国内生产企业交货价的5-10倍”。现在有不少国际贸易外贸函电平台直接把中国的生产企业和国外的进口商的供求信息整合在网上，让他们在网上直接交易，由于减少了中间环节，使中国的出口企业和国外的进口商都得到了实惠。
(2)交易效率显著提高
利用外贸函电开展国际贸易，买卖双方可采用标准化、电子化的格式合同、提单、保险凭证、发票和汇票、信用证等，使各种相关单证在网上即可实现瞬间传递，大大节省了单证的传输时间，而且还能有效地减少因纸面单证中数据重复录入导致的各种错误，对提高交易效率的作用十分明显。
在传统的国际贸易中，全部程序包括签约、洽谈、报关、租船订仓、保险以及支付结算等都必须由人工参与，交易效率低，错误发生率高，受时间的局限性大。而通过网上办理相关业务，可以最大限度地减少人工参与，并且不受时间限制，提高了业务处理的灵活性，为客户带来更多的便利。
(3)全天候业务运作，提高客户满意度
由于世界各地存在时差，进行国际商务的谈判就相当不便，对企业来讲，在传统的条件下，提供每周7天、每天24小时的客户服务往往感到力不从心。而利用外贸函电可以做到7?4的全天候服务，任何客户都可在全球任何地方、任何时间从网上得到相关企业的各种商务信息。如果得不到理想的答案，还可以通过电子邮件的形式进行询问，只要企业及时回复，即可使访问者得到满意的答复。外贸函电全天候、不间断运作可使全球范围内的客户随时得到所需的信息，为出口企业带来了更多的订单，并且可大大提高交易的成功率。
(4)减少贸易壁垒，扩大贸易机会
因特网作为一个全球性的网络，彻底消除了地域的界限，对减少国际贸易中的有形和无形壁垒有着积极的意义。在网上做生意，没有了宗教信仰的限制，也没有了种族的歧视，甚至公司的规模和经济实力的差别都显得不再重要。以美国为主的发达国家极力主张外贸函电达成的国际贸易免征关税，这一方面有力地推动了国际贸易的发展，促进国际贸易业务量的迅速提高；另一方面，也有力地促进了世界范围内的外贸函电的发展，使全球经济一体化的进程更快地向前推进。
(5)减轻对实物基础设施的依赖
传统的企业开展国际贸易业务都必须拥有相应的基础设施，如办公用房、仓储设施、产品展示厅、销售店铺等。与开展国内贸易相比，进行国际贸易对实物基础设施的依赖程度要高得多。
因此，利用外贸函电开展国际贸易可以显著减少在实物基础设施方面的投入。对于信息产品而言，如报刊杂志的电子版、视听娱乐和电脑软件及信息咨询提供等，如果产品本身可以在线成交和在线交付的话，则销售柜台、仓储实施等完全是多余的。整个销售环节，从研制开发、订货、付款到产品的交付都可以在网上实现。由于减轻或消除了对实物基础设施的依赖，企业可以将节省的开支大部分让渡给客户。
(6)外贸函电使国际贸易成本结构发生变化
在传统的国际贸易交易中，花费的成本主要指买卖过程中所需要的信息搜寻、合同订立和执行、售后服务等方面的成本，而外贸函电可以大大节省这些方面的支出。有调查显示，“在传统的国际贸易中，一笔进出口业务要处理交易相关机构的单据约200-350份，业务流程长达一至数月；而纸张、行文、打印及差错的总开销约为货值的7％”；另外，“在公司间共享的所有信息中，70%是从采购订单中获得的”，外贸函电的应用，可以发掘定单附加的信息潜力，简化数据处理程序，缩短国际贸易的文件处理周期，降低企业的库存水平，消除信息传递过程中的人工干预，从而降低成本。据统计，“外贸函电可以节省企业交易成本的5%到10%”
外贸函电的格式
外贸函电通常由六部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结尾套语、签署及其他选择性项目，包括注意、主体、附录、附言等。
1、信头（Heading）
位于信纸的中上方，包括寄信人名称、地址和日期。一般公司信笺上已印有中英文名称和地址、电话、传真等，所以写信时只需打上日期即可。但如临时打印信头，一般在第一页信纸上将寄信人的名称和地址打在右上角。而在其他续页可用空白信纸，标明页码、收信人名称和日期即可。
日期应打在寄信人名称和地址的下方(也可打在信内地址的下方)，靠左或靠右均可。各国日期的写法习惯不同，例如，美式写法为M／D／Y，如Feb．23th，2011，英式写法为D／M／Y，而日式写法为Y／M／D。因此，月份最好不要用数字来代表，以免引起误解。
2、信内地址（Inside Address）
是指收信人姓名、公司名称和地址，通常打印在信纸的左边、信头的下方。如果知道收信人的姓名，则应使用敬语，如Mr，Ms．，Mrs．等；如果不确定收件人名字，则常打上To whom it may concern。
3、称呼（Salutation）
如果已知收信人姓名，则男性以Mr．称呼，女性以Ms．称呼，除非对方要求以Mrs．(已婚)或Miss(未婚)称呼。
如不知收信人姓名，则常用Dear Sirs，Dear sir or madam，Gentlemen等。注意，没有Dear Gentlemen的说法。
4、正文（Body）
正文是信的主体。现在一般采用每段顶格书写，段落之间空一行的格式，段落宜短不官长。
5、结尾套语（Complimentary Close）
结尾套语紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号。常见的有Sincerely，yours sincerely，sincerely yours，yours truly，very truly yours，yours faithfully。一般来说，只有在不清楚收信人姓名的情况下，采用Yours faithfully／Faithfully yours做结尾套语。
6、签署（Signature）
商务函电总是以公司的名义，所以签署时首先要注明发信人所代表的公司，再签上发信人的姓名，也可以加上其职衔。
外贸函电的其他格式要求
外贸函电都有标准的格式，比如信头居中，信内地址与称呼之间空一行，正文段与段之间空一行，函电除信头外都是左对齐。
此外，正文的语句尽量用短句，只要把主要意思表达清楚了就可以。在实际业务中，函电的格式及内容也可以不这么规范，比如对方发过来的函电，里面提出的问题，我们可能用一句话就回答了，那么函电可以就如此简短。此外，我们可以使用缩写词，比如ASAP表示as soon as possible，TKS表示thanks，PLS表示please，等等，只要不影响对方理解就可以了。
写作外贸函电的基本技巧
结合外贸函电的基本特点，外贸函电的写作应当按照简洁明了，准确严谨，用词得体，委婉礼貌等原则。具体体现在如下几个方面:
1.简洁明了的原则。
当前国际贸易的竞争日益剧烈，在写作外贸函电时用词必须简洁明了，用尽可能少的词来传递完整的信息，并且必须确保内容的准确性、完整性。
2.直切主题。
外贸函电要求内容简洁，也就是必须直切主题。在外贸函电中应直截了当的切入主题，而不是拐弯抹角的客套，让人觉得虚情假意。比如，在信函的开头罗列很多优美的词句或许容易引起对方的关注。假如没有尽快切入主题，对方不清楚他能获得哪些利益，客人也非常容易丧失兴趣，甚至根本就不往下看。
3.使用简短易懂的词。
在写作外贸函电的时候，必须确保对方能看懂这些词，假如看不懂，会不会去查阅字典?会不会跳过这些词，假如跳的话，会不会误解写作的意图?而如果写作的函电重出现了错误的词的话，后果会更严重。但是，并非越简短的词就越好。此外，使用适量的缩略语。比如外贸行业长期发展过程中逐渐产生的一些约定俗成的专业缩略语，灵活运用这些缩略语能够适当减少外贸函电的篇幅，节约对方的阅读时间。
4.对无关紧要的修饰词进行删减。
英语中的很多单词具备十分完整的意思，无需增加修饰词。
5.检查外贸函电以免出现用词混乱间题。
必须仔细对外贸函电进行检查以免出现用词混乱的问题，因为写作外贸函电的目的不但要求简洁明了，更加关键的是能让读者能够很好的理解。
6.短句和短段落的合理使用。
在外贸函电中合理使用短句和短段落可以发挥意想不到的效果。通过删减那些无关紧要的修饰词，以免由于段落过长导致读者不明白作者想要传递的观点，最好在段落与段落之间空出一行，凸显各段所提出的间题，不仅美观还可以引起读者的关注。
7.确保措辞准确。
在国际经济贸易过程中，交易各方存在语言文化、历史背景等各方面的差异，很容易出现误解，而按照国际贸易惯例以及有关法规，外贸函电是交易的一个组成部分，在法律上具有一定的效力，所以行文必须十分严谨，用词必须准确。外贸函电的写作过程中选择词汇的时候，应当尽可能选择词义单一的词，尽量避免选择词义丰富的词。
8.确保表述恰当、得体。
外贸函电是国际商务当中是使用的利用书面语言进行交际一种重要的工具，不仅要求用词、语法的准确严谨，还要求表达恰当而得体。外贸信函写作过程不仅要充分考虑到对方的文化背景，还应当注意对方是老客户、新客户还是潜在的客户，根据不同的对象、环境选择最适宜的用词，从而营造一种良好的氛围，获得最为理想的交际效果。
