预备单证

预备单证是指在办理货物出口报关、运输以及后续收款等环节前，由出口企业自行缮制或准备的一系列文件（包括贸易合同、货物原产地证明、委托单位的工商执照证书、委托单位的账册资料及其他有关单证）。预备单证是后续申领官方单证（如原产地证）或进行核心流程（如报关、议付）的基础。

预备单证的核心特点是：由企业自主制作，无需或尚未由官方机构认证。

外贸流程中最常见预备单证：

1. 发票（Commercial Invoice）

• 作用：是整套单据的核心，是卖方开立的向买方收取货款、说明货物情况的价目清单。它是海关审价、验货、征税的重要依据，也是买方核对货物和付款的依据。
• 主要内容：发票编号、日期、买卖双方信息、货物描述（品名、规格、数量）、单价与总金额、贸易术语（如FOB, CIF）、支付方式、包装信息、签发人等。

2. 装箱单（Packing List）

• 作用：是发票的补充单据，详细说明了货物包装的具体情况，便于买方收货后清点核对，也是海关查验和商检机构检验的重要依据。
• 主要内容：发票编号、品名、规格、箱号、每箱的毛重、净重、体积、包装件数等。它不显示货物的单价和总金额。

3. 外贸合同（Sales Contract / Sales Confirmation）

• 作用：买卖双方之间具有法律约束力的文件，明确了双方的权利和义务，是所有交易行为的根本依据。虽然通常由双方签署，但出口方准备的草案版本是预备单证的第一步。
• 主要内容：合同编号、签约日期、买卖双方信息、货物描述、价格、装运条款、支付条款、保险条款、检验条款、不可抗力、仲裁条款等。

4. 托运委托书（Booking Note / Shipping Order）

• 作用：出口企业向货运代理或船公司申请订舱的书面文件，是物流运输的起点。
• 主要内容：发货人、收货人、通知人信息、起运港、目的港、货物品名、件数、毛重、体积、预计出运日期、需要的柜型柜量等。

5. 报关单草稿 / 报关委托书

• 作用：在正式向海关申报前，企业会先根据已有信息制作一份报关单草稿用于内部核对。或者，填写《代理报关委托书》授权报关行代为报关。
• 主要内容：与正式报关单一致，包括备案号、进出口日期、经营单位、运输方式、贸易方式、征免性质、结汇方式、货品信息（编码、名称、规格、数量、单价等）。

6. 原产地证申请书（Certificate of Origin Application）

• 作用：在向海关、贸促会等官方机构申领原产地证明书（如CO, Form A）时，必须填写的申请表格。
• 主要内容：申请人信息、产品信息、原产地标准等。该申请书经审核通过后，机构才会签发正式的原产地证。

7. 出口货物明细单

• 作用：一份内部流转或提供给货代的综合性单据，汇集了与本票货物出运相关的所有核心信息，方便各方快速了解业务全貌。
• 主要内容：通常包含发票、装箱单、托运信息、报关信息等的摘要。

预备单证的流转与作用

预备单证是整个外贸单证流的“源头”和“基石”，其典型流程如下：

1. 交易达成：签订合同（S/C）。
2. 备货与物流：根据合同备货，制作发票（CI） 和装箱单（PL）。凭此二者和托运委托书（BN） 向货代订舱。
3. 报关准备：整理发票、装箱单、合同等，编制报关单草稿或填写报关委托书。
4. 申请证书：根据需要，填写原产地证申请书等，申请官方证书。
5. 结算收款：将发票、装箱单以及后续取得的提单、保险单等一起，通过银行寄给买方用于收款（议付）。

温馨提示

• 单证一致：所有预备单证上的信息，如品名、数量、金额等，必须始终保持一致，并与后续的官方单证（如提单、原产地证）相符。这是外贸制单的“黄金法则”，否则会严重影响报关和收款。
• 及时准确：预备单证的质量和速度直接决定了后续所有流程的效率和成功率。务必认真、及时地准备和核对。
• 合规性：所有单证的制作都必须符合中国海关、税务以及目标国家的法律法规要求，特别是发票的金额、商品的HS编码等，要真实准确。